Dinámicas y actividades de gestión del cambio

A día de hoy, las empresas son cada vez más conscientes de que en su equipo es mucho más rentable contar con grupos de trabajo felices, los empleados son quienes transmiten los valores de las empresas y un equipo feliz asegura el éxito de la compañía.

Además, de un tiempo a esta parte, ya se le está otorgando más importancia a la transformación y a la agilización en los procesos de las empresas para mantenerse rentables y con un buen funcionamiento. Aunque dichos procesos de cambios cada vez están más latentes en las empresas, todo necesita de su tiempo.

Al hilo de lo que acabamos de comentar, cuando un cambio simplemente sucede, los equipos pueden verse superados por la situación, viéndose afectados los clientes por la falta de preparación o de información por parte de los empleados.

Aspectos a tener en cuenta

Para que esta situación se revierta y dure lo menos posible, es importante aplicar estrategias y preparar a los grupos de trabajo con formación y sobre todo fomentando la comunicación para los futuros cambios. Todo ello es posible gracias a las dinámicas y actividades de gestión del cambio.

En este post, vamos a mostrarte algunas de las herramientas y modelos de gestión de cambios que te permitan lograr la transformación deseada para tu organización, además te ayudaremos a tener en cuenta cuáles son los cambios que no son funcionales.

Pero para entender en qué consiste la gestión del cambio, debemos responder a la pregunta de: ¿qué es?

La gestión del cambio es un nuevo enfoque que se aplica en una empresa para su crecimiento y evolución. En dicho proceso, la gestión que se lleve a cabo tendrá que minimizar dicho impacto y así conseguir los resultados esperados. El proceso puede ser largo, por ello, su gestión debe de estar muy cuidada.

Ante esta situación, si bien las empresas pueden ser conscientes de que necesitan hacer ajustes a su organización, muchas no son capaces de conseguirlo y fracasan en el intento. Esto se debe a que, a pesar de reconocer que el cambio es vital y saber hacia dónde quieren ir, realmente lo que les ocurre es que no saben cómo hacerlo.

Se da también la situación en las que los responsables de recursos humanos no se sienten satisfechos con la rapidez con la que se implementan los cambios. Esto puede ser por la forma de cómo se introducen, pues en muchas ocasiones, son los jefes los que se encargan de crear el plan y enviar las instrucciones de nuevas actividades o nuevas formas de hacer las cosas en toda la empresa. Esto puede sonar como una alternativa más rápida, pero no es la mejor forma para conseguir resultados a largo plazo.

Cuando las cosas no funcionan, es porque realmente no se han establecido canales de comunicación viables. 

Aspectos importantes en las gestiones del cambio

En primer lugar, es fundamental establecer quienes formarán parte de la estrategia, quienes serán los encargados de tomar decisiones y de qué manera se llevarán a cabo.

Para que todo funcione bien, es importante tener una base por la que empezar, por lo que es vital que los miembros de la organización aporten ideas o soluciones junto con una retroalimentación constante. Cuando esto se consigue, podemos hablar de que se está llevando a cabo, lo que se denomina como una gestión del cambio inclusiva.

Por otro lado, para que esto se encamine hacia el éxito es necesario desarrollar un modelo que funcione de forma personalizada a las necesidades de la empresa, considerando, por supuesto, el lado humano junto con la preparación del equipo.

Consejos efectivos para las gestiones del cambio

Son los líderes de las empresas quienes se encargan de gestionar las dinámicas y actividades de gestión del cambio. Su misión es guiar a los demás colaboradores para que la transformación se haga de la mejor manera posible. A continuación, te mostramos consejos efectivos para la gestión del cambio.

1. Visión estratégica

Todo cambio que se vaya a realizar necesita de una buena estrategia en la que se marque un rumbo para conseguir los objetivos de la empresa.

2. Promover el desarrollo

El mercado se encuentra en continuo desarrollo, por lo que las empresas tienen que hacer numerosos esfuerzos por mantenerse. Esta situación lo que consigue es que adquieran más flexibilidad ante nuevas situaciones y estén más abiertas a adquirir nuevos conocimientos.

Como líder de empresa puedes fomentar que tus colaboradores adquieran nuevas habilidades, al igual que facilitarles buenos equipos de trabajo para que se encuentren actualizados y se les pueda facilitar la ejecución de sus tareas. De esta forma, se le pueden implementar nuevas técnicas, metodologías, dinámicas y actividades de gestión del cambio, junto con incentivos laborales.

3. Sé cauto

Estos cambios suponen también asumir riesgos, aportando sentido a las medidas que se vayan a implementar, anticipándose a posibles resultados desfavorables. No hay que tener un pensamiento pesimista, más bien, de ser objetivos. Esto supone identificar factores internos y externos de amenaza para la organización, como pueden ser por ejemplo,  problemas con el transporte, rotación de personal, problemas con clientes, disminución de ventas…

Es recomendable evaluar siempre los riesgos y determinar un plan de respuesta adecuada a la empresa.

4. Dar facilidades a los empleados

Para que un empleado se adapte mejor al cambio y acepte salir de su zona de confort es necesario marcar el camino de una manera fácil mediante instrucciones. De esta manera, su adaptación será más cómoda y más activa. La claridad es fundamental.

5. Comunicación

Este aspecto es vital para que las dinámicas y actividades de gestión del cambio den sus frutos, dar a conocer y explicar cuáles son los procesos que se van a llevar a cabo, las responsabilidades que traerán consigo y el grado de implicación de los miembros de la empresa. Tratados todos estos aspectos ayudará a la implicación de cada una de las partes y tranquilizar el ambiente debido a la incertidumbre que genera cualquier cambio.

6. Inspirar al equipo

Aquí destaca la figura del líder, ya que este acompañará a sus colaboradores durante el proceso. Por ello, su labor será, entre otras, la de reconocer los logros de los empleados, hacer críticas constructivas, generar una buena comunicación, que exista retroalimentación y mantener unido al equipo.

A continuación, te  vamos a dar a conocer 4 ejemplos de cómo se pueden aplicar  estos principios de gestión del cambio de la teoría a la práctica.

4 ejemplos de dinámicas y actividades de gestión del cambio

Como venimos explicando en este post, la gestión del cambio en las empresas (o Change Management) se centra en conseguir que los trabajadores adopten nuevas formas de trabajar y superen la resistencia a dicho cambio.

¿Cómo se puede conseguir? Las dinámicas y las actividades se están extendiendo no solo en las grandes empresas, también lo está haciendo en las pequeñas y medianas empresas. 

A continuación te mostramos varios ejemplos de dinámicas para llevar a cabo en las empresas.

1. Cruzar los brazos  

¿Cómo funciona? 

Se comienza con actividades fáciles como, por ejemplo, pedirle a los empleados que se crucen de brazos. Cuando los hayan cruzado, pídeles que cambien la posición de los brazos. Luego, pregúnteles por qué la segunda vez fue un poco más incómoda si se trataba de la misma acción.

¿Qué se consigue?

Lo que se pretende es que vayan asimilando los cambios que se llevarán a cabo en la organización, y que al inicio puede resultar incómodo porque en la mayoría de las ocasiones se acostumbra a hacer las cosas de una misma manera.

2. Cambiando de lugares

¿Cómo funciona? 

Cambiar los puestos de trabajo, para que reflexionen sobre lo que ven o presencian y si notan algo distinto

¿Para qué? 

La finalidad de esta dinámica es reflexionar sobre la dificultad que supone salir de nuestra zona de confort y las oportunidades que pueden traer consigo.

 3. Las 4 P’s 

¿Cómo funciona? 

Se dibuja en una pizarra 4 columnas. Proyecto, Propósito, Particulares y Personas. 

Proyecto: Se nombran los cambios que están por venir.

Propósito: Se enumeran los beneficios que traerán los cambios. 

Particulares: Se definen las cosas que están por cambiar, por ejemplo: Sí se está por implementar un sistema CRM, o aplicar nuevos procedimientos de compras con los clientes.

Personas: Reconocer a los colaboradores que están trabajando de manera distinta o quienes participan de manera activa en el proceso de cambio. 

¿Para qué? 

Esto permitirá a los colaboradores tener una visión de las 4 áreas y así, poder identificar los cambios que se generarán.

4. Compañías flexibles  

¿Cómo funciona? 

Para llevar a cabo este ejercicio se necesitan formar grupos de colaboradores y cada grupo deberá definir una empresa y sus servicios. Cada integrante del grupo tendrá que defender su rol en la empresa ficticia y la actividad que desempeña. El moderador podrá dar instrucciones a una persona del grupo, quien deberá transmitirlo al resto de los integrantes. Al final se votará a la mejor presentación.

¿Para qué? 

Con esta dinámica se consigue mejorar la comunicación y el trabajo en equipo. La finalidad no es otra que dar a conocer mediante una reflexión los beneficios que aportan los cambios y trabajar en equipo, incluso con personas que no solían hacerlo.

Estas actividades tan sencillas le permitirán prever una posible resistencia al cambio y le ayudará a sus colaboradores a identificar nuevas maneras en las que pueden cambiar su mentalidad y la forma en la que afrontan los nuevos retos mientras dura el proceso; manteniendo siempre en mente el propósito mayor. 

Si este post te ha resultado útil y quieres saber más sobre cómo gestionar los cambios en INFOVA Leadership & Development podemos ayudarte a que este proceso sea lo más satisfactorio posible. Contacta con nosotros si tienes alguna duda ¡Estaremos encantados de ayudarte!